SA, SARL : La feuille de présence d’Assemblées Générales

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Ce billet est complémentaire à notre post (cf Blog de Droit Marocain) sur l’obligation de tenir un registre social conservant l’ensemble des procès-verbaux des délibérations des AG dans les sociétés commerciales, le post d’aujourd’hui met la lumière uniquement sur l’importance de la feuille de présence.

La feuille de présence d’une Assemblée Générale d’une société est un document qui confirme la réelle présence de chacun des actionnaires/associés à ladite assemblée. Elle doit aussi confirmer le nombre de voix que chaque associé. Elle doit être émargée par les actionnaires présents et les mandataires, certifiée exacte par le bureau de l’assemblée.

  • Les mentions obligatoires pour l’opposabilité d’une feuille de présence :

La feuille de présence a une valeur juridique incontestable pour les SARL et les SA. Par conséquent, certaines consignes sur la forme doivent être respectées dans le but d’éviter toute ambiguïté.

Ainsi, l’article 393 de la loi n°17-95 (*) précise les mentions que doit contenir une feuille de présence comme suit :

a) les prénoms, nom et domicile de chaque actionnaire présent et le nombre d’actions dont il est titulaire ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;

b) les prénoms, nom et domicile de chaque mandataire et le nombre d’actions de ses mandants ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;

c) le prénom, nom et domicile de chaque actionnaire représenté et le nombre d’actions dont il est titulaire, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ou, à défaut de ces mentions, le nombre de pouvoirs donnés à chaque mandataire ;

  • Les pièces jointes à la feuille de présence :

Au terme de l’article 393 de la loi n°17-95, il est indiqué que la feuille de présence doit annexer les pouvoirs donnés à chaque mandataire ;

Concernant les pouvoirs que les associés ont donnés à leurs représentants qui peuvent s’agir d’un autre actionnaire, d’un membre de sa famille ou d’une tierce personne. Le mandat doit lui-même être clair et précis, notamment quant à l’identité du mandat et du mandataire et de la portée du mandat.

Bon à savoir : Afin d’éviter la lourdeur de la paperasse, (une feuille de présence et un ou plusieurs mandats), il est judicieux d’adopter un modèle de feuille de présence, qui contient à la fois les éléments de la feuille de présence et les éléments du mandat, dans un seul document. Attention : le modèle ci-dessous ne tient pas compte de cette astuce.

  • La non-tenue de la feuille de présence est un délit :

En matière de preuve, l’actionnaire contestant la validité des délibérations d’une AG aura le fardeau d’établir la preuve des éléments constitutifs de l’infraction. On constate de la lecture de l’article 393 de la loi n° 17-95 qu’il y a donc un élément moral et un élément matériel de l’infraction.

– L’élément moral :

La rédaction de l’article 393 contient le terme “sciemment”, donc la faute intentionnelle se définit par la conscience et la volonté de ne pas tenir la feuille de présence.

– L’élément matériel :

Cet élément se manifeste par le refus de tenir la feuille de présence ou de ne pas respecter ses mentions obligatoire (voir ci-dessus)

  • La conséquence pénale :

Le non-respect de l’obligation de tenir une feuille de présence lors des assemblées générales des actionnaires dans la société anonyme est puni, selon l’article 393 de la loi n° 17-95 par une amende de 6.000 à 30.000 dirhams.

  • Modèle de feuille de présence que vous pouvez utiliser :

Réf. 

(*) Voir aussi l’article et de l’article 112 de la loi n° 5-96

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